Oznamovací systém Mindsquared a.s. 

Mindsquared podporuje svoje zaměstnance, obchodní partnery i další osoby, které mají pochybnosti o tom, zda v souvislosti s naší podnikatelskou činností nedochází k potenciálně neetickému či protiprávnímu jednání, aby využili vnitřní systém pro oznamování zřízený společností naší společností v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů („zákon o ochraně oznamovatelů“). 

Možnosti oznámení

• Prostřednictvím externí online platformy FaceUp kliknutím na tento odkaz: https://www.nntb.cz/c/ta9svvql

Platforma je dostupná nonstop, umožňuje anonymní oznámení písemnou formou i hlasovým záznamem. Pro podání oznámení prostřednictvím FaceUp slouží také kód: ta9svvql. Po učinění oznámení doporučujeme si uchovat dvanáctimístný přístupový klíč vygenerovaný po odeslání oznámení pro možnou další komunikaci ohledně tohoto oznámení.

• Telefonicky vybrané příslušné osobě na telefonní číslo uvedené níže, a to v pracovní době od 9:00 do 17:30

• Osobně přímo některé z příslušných osob uvedených níže na základě předem sjednané schůzky

• Dopisem adresovaným příslušné osobě uvedené níže na adresu: Mindsquared a.s., Evropská 866/63, Vokovice, 160 00 Praha 6. Obálku označte: NEOTEVÍRAT – WHISTLEBLOWING

Příslušná osoba pověřená řešením oznámení

• Jakub Burian, legal counsel,

telefon: 703 456 494

e-mail: whitleblowing@mindsquared.cz

Jaké kroky po oznámení očekávat

Příslušná osoba potvrdí oznamovateli přijetí oznámení do 7 dnů od jeho přijetí.

Do 30 dní příslušná osoba informuje oznamovatele o tom, jak oznámení posoudila a jaká byla přijata nápravná opatření. V případě vysoké časové náročnosti šetření může být tato lhůta prodloužena dvakrát o 30 dní (celkem o 60 dní).

Ochrana oznamovatelů

Oznamovateli podle zákona o ochraně oznamovatelů náleží ochrana před jakýmikoliv odvetnými opatřeními a jeho identita zůstává známa pouze příslušné osobě, která je pověřená prošetřením daného případu.

Oznamovatel by měl jednat v dobré víře, že jím podávané oznámení se opírá o věrohodná fakta a skutečnosti a nesmí prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému hlásit vědomě nepravdivé informace. Takové jednání není pod ochranou zákona o ochraně oznamovatelů a může vést k uložení a) disciplinárních sankcí ze strany zaměstnavatele či b) pokuty za přestupek až 50 000 Kč.

 Oznámení Ministerstvu spravedlnosti

Oznámení o protiprávním jednání lze podat také prostřednictvím oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti ČR, a to na webové adrese: https://oznamovatel.justice.cz.

Informace o zpracování osobních údajů

Vzhledem k tomu, že v rámci používání systému pro podávání oznámení („Nástroj“) může docházet ke zpracování osobních údajů, rádi bychom Vás informovali o podrobnostech tohoto zpracování a o Vašich právech. Rovněž zde uvádíme kontakty, na kterých můžete svá práva uplatnit nebo nás požádat o podrobnější informace o zpracování Vašich osobních údajů.

Vaše osobní údaje získáváme a zpracováváme v souladu s relevantními právními přepisy, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) („GDPR“) a v souvislosti s plněním povinností podle zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů („ZOO“), zejména v souvislosti s přijetím oznámení podle tohoto zákona.

1. Totožnost a kontaktní údaje správce

Správcem Vašich osobních údajů je společnost Mindsquared a.s., se sídlem Evropská 866/63, 160 00 Praha 6, Vokovice, IČO 09771492 („Mindsquared“). Mindsquared v zájmu důsledného prošetření každého Oznámení a v zájmu ochrany oznamovatele jmenovala příslušné osoby, které přijímají, posuzují důvodnost a prověřují podstatu oznámení. V případě jakýchkoli žádostí o poskytnutí informace ke zpracování Vašich osobních údajů nebo v případě uplatnění Vašich práv ve smyslu čl. 7 níže nás prosím kontaktujte na e-mailové adrese gdpr@mindquared.cz. 

2. Účely zpracování a právní základ pro zpracování

Jako oznamovatel máte možnost si rozhodnout, jaké informace o Vás budeme zpracovávat. Poskytnutí Vašich osobních údajů je zcela dobrovolné a není podmínkou pro podání oznámení. Zpracovávání osobních údajů probíhá vždy pouze v rozsahu daném konkrétním účelem zpracování, a to:

(a)  přijetí, posouzení a evidence oznámení a plnění dalších povinností v souladu se ZOO, a to na základě právního titulu splnění právní povinnosti;

(b)  nejedná-li se o oznámení ve smyslu ZOO, zpravidla zpracováváme příslušné osobní údaje na základě právního titulu oprávněný zájem proto, abychom řádně prošetřili dané oznámení;

(c)  pro případ probíhajícího nebo hrozícího sporu v budoucnu, a to na základě právního titulu oprávněný zájem.

3. Osobní údaje nebo kategorie osobních údajů

Osobní údaje jsou pro výše uvedené účely zpracovávány v následujícím rozsahu:

(a) jméno, příjmení, datum narození a kontaktní adresa oznamovatele, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele (např. adresa, pozice ve firmě apod.), jsou-li nám tyto údaje známy;

(b) jméno, příjmení, případně jiné identifikační údaje (např. datum narození, adresa, pozice ve firmě apod.) osoby, proti které oznámení směřovalo nebo jiných osob uvedených v oznámení, je-li nám jejich totožnost známa;

(c) hlasový záznam nebo zápisy z ústního oznámení a vyjádření oznamovatele k nim a

(d) všechny informace nezbytné pro prošetření daného oznámení.

4. Příjemci nebo kategorie příjemců osobních údajů 

Vaše osobní údaje v souladu se ZOO zpracovává příslušná osoba pověřená prošetřením oznámení. Příslušná osoba je ze zákona povinna zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které se dozvěděla v souvislosti s podaným oznámením a jeho šetřením. Některé osobní údaje (s výjimkou identifikace oznamovatele) mohou být zpřístupněny dalším osobám v nezbytném rozsahu k řádnému prošetření oznámení.

Mindsquared využívá k přijímání oznámení taktéž komunikační platformu FaceUp společnosti FaceUp Technology s.r.o., IČO: 06142630, se sídlem Údolní 567/33, Brno-město, 602 00 Brno. Pokud jste podali oznámení prostřednictvím platformy FaceUp, před jeho odesláním jste museli zaškrtnutím políčka potvrdit, že jste se seznámili s jejich Informacemi o zpracování osobních údajů v souvislosti s podáním oznámení. Pokud jste podali oznámení jiným způsobem, doporučujeme Vám se s těmito Informacemi také seznámit, protože platforma FaceUp slouží pro evidenci všech obdržených oznámení (bez ohledu na způsob jejich podání), veškerá komunikace, která se uskutečňuje prostřednictvím platformy FaceUp je šifrovaná.

V zákonem stanovených případech je Mindsquared povinna zpřístupnit osobní údaje úřadům a orgánům státní správy provádějícím dohled dle příslušných zákonů. O takovém předání Vás budeme v souladu se ZOO předem informovat, včetně odůvodnění tohoto sdílení.

5. Předávání osobních údajů do třetích zemí

V rámci zpracování osobních údajů prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému Mindsquared nedochází k předávání osobních údajů do třetích zemí.

6. Doba uchování osobních údajů

Vaše osobní údaje budeme v souladu s článkem 2 výše zpracovávat pouze po dobu, která je nezbytná k naplnění účelu zpracování. V souladu se ZOO je na základě právního titulu splnění právní povinnosti příslušná osoba povinna uchovávat oznámení v rozsahu článku 3, písmene a) až f) podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému podle ZOO po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.

Nad rámec výše uvedeného (a výlučně v případě, kdy se jedná o oznámení mimo režim ZOO) budou osobní údaje relevantní pro řešení potencionálního sporu zpracovávány na základě oprávněného zájmu, a to nejdéle deset let od rozhodné události pro běh promlčecí lhůty v konkrétním případě.  V případě probíhajícího sporu pak po dobu trvání sporu až do jeho vypořádání.

Po naplnění daného účelu zpracování budou Vaše osobní údaje bezpečně odstraněny.

7. Práva subjektu údajů

V případě, kdy jste udělili souhlas se zpracováním, učinili jste tak dobrovolně a máte právo tento souhlas kdykoli odvolat či omezit, a to prostřednictvím kontaktů uvedených v článku 1.

Pokud jsou osobní údaje zpracovávány na základě oprávněného zájmu společnosti Mindsquared, máte právo vznést proti předmětnému zpracování kdykoli námitku.

Vaše další zákonná práva zahrnují:

• právo požadovat přístup k osobním údajům

• právo na opravu nebo výmaz osobních údajů

• právo na omezení zpracování

• právo na přenositelnost osobních údajů

• právo podat proti společnosti Mindsquared jakožto správci stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

• Proti zpracování Vašich osobních údajů máte rovněž právo vznést stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, www.uoou.cz, se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Uplatnění těchto práv však může podléhat dalším pravidlům či podmínkám. S ohledem na ZOO může dojít k omezení některých z výše jmenovaných práv, zejména práva na přístup k osobním údajům, a to z důvodů zákonné povinnosti ochrany totožnosti oznamovatele a dalších osob uvedených v oznámení tak, aby nemohlo dojít k potenciálnímu maření prošetření oznámených informací, v souladu s § 11 a § 6 odst. 2 zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Poslední aktualizace: 1. května 2024